Vue d'ensemble
LexIndex est un outil d'indexation procédurale : vous recevez des documents de vos clients, LexIndex les découpe automatiquement en pièces PDF numérotées, vous les tamponnez, vous les regroupez en bordereaux et vous exportez le tout dans une archive ZIP sur votre ordinateur ou vers le dossier d'export Cloud de votre choix (Microsoft One Drive ou Google Drive).
- Dashboard dossiers — vos mandants, vos quotas et les imports en attente.
- Workspace — pièces, tamponnage et bordereaux, dossier par dossier.
- Mon tampon — configuration de votre cachet avocat.
- Personnalisation de vos bordereaux de pièces — en-tête juridiction (tribunal, RG, affaire…), contacts des parties prenantes et adverses, réutilisables pour chaque dossier mandant.
- Dossier d'export Cloud — choisissez une fois le dossier de destination sur Microsoft One Drive ou Google Drive ; vos bordereaux verrouillés et pièces associées y sont déposés en un clic.
- Nouveau dossier — créez un mandant vide depuis le dashboard, puis alimentez-le par e-mail ou import manuel.
Comment importer des fichiers
Deux voies pour faire entrer des documents dans LexIndex — elles aboutissent au même traitement automatique.
Import par e-mail
Transférez à LexIndex l'e-mail reçu de votre client, avec ses pièces jointes. Une fois connecté, votre adresse d'ingestion est affichée dans le dashboard et peut être copiée en un clic.
Identification de votre compte
LexIndex reconnaît votre compte avocat à partir de l'adresse e-mail depuis laquelle vous transférez le message. Utilisez donc la même adresse que celle de votre inscription LexIndex.
Attention : si vous transférez depuis une autre adresse (secrétariat, alias personnel, boîte partagée…), LexIndex ne pourra pas vous associer le dossier. Le message sera mis en attente et vous recevrez une invitation à activer votre compte — vos pièces jointes seront conservées et traitées dès que vous serez identifié.
Création ou rattachement du dossier mandant
LexIndex analyse le corps du message transféré pour retrouver l'expéditeur d'origine (ligne « De : » / « From : » du mail client) et ouvrir ou mettre à jour le dossier mandant correspondant. Les nouvelles pièces reprennent la numérotation là où le dossier s'était arrêté.
- Expéditeur d'origine introuvable — un dossier « Mandant non identifié » est créé (avec la date du jour). Vous pourrez renommer ce dossier ou y rattacher l'e-mail du client ensuite.
- Un même client avec plusieurs adresses e-mail — si les envois arrivent sous des adresses différentes (ex. adresse perso et adresse professionnelle), LexIndex peut créer plusieurs dossiers. Cochez deux dossiers sur le dashboard puis cliquez sur Fusionner ces dossiers pour les regrouper : choisissez celui à conserver, les pièces sont réunies et les deux adresses seront reconnues pour les prochains transferts. Vous pouvez aussi ajouter des adresses e-mail supplémentaires depuis l'en-tête du workspace.
Signatures et images dans l'e-mail
Les e-mails contiennent souvent des logos, pictogrammes et bandeaux de signature (images décoratives dans le corps du message). LexIndex les ignore automatiquement pour ne pas consommer vos crédits ni créer de fausses pièces. En revanche, une vraie pièce jointe — photo, scan ou document — est conservée et indexée, même si elle provient d'un smartphone.
Après traitement, vous recevez un e-mail récapitulatif avec un lien direct vers le dossier concerné.
Import manuel depuis le workspace
Dans un dossier mandant, onglet Pièces & Tamponnage :
- Cliquez sur Importer des fichiers.
- Choisissez votre ordinateur, ou un dossier Google Drive / OneDrive si vous l'avez connecté depuis votre compte.
Jusqu'à 20 fichiers par import. Formats acceptés : pdf, doc, docx, xls, xlsx, odt, ods, ppt, pptx, rtf, txt, csv et images (png, jpg, jpeg, gif, bmp, webp, tif, tiff, avif, heic, heif).
Que se passe-t-il pendant le traitement
Le traitement se fait en arrière-plan : vous n'avez pas à rester sur la page.
- Écart des logos et images de signature d'e-mail (sans valeur probatoire).
- Conversion des documents Word, Excel ou PowerPoint en PDF lorsque c'est possible.
- Remise à l'endroit des pages scannées ou photos mal orientées, puis lecture automatique du texte page par page.
- Découpe en pièces numérotées avec titres proposés, affinés par LexIndex.
- Enregistrement dans votre dossier mandant et débit des crédits (1 page lue = 1 crédit).
- E-mail de notification à la fin du traitement.
Si le mandant existe déjà, les nouvelles pièces reprennent la numérotation après la dernière. Toutes les pièces jointes d'un même e-mail sont traitées en un seul lot, avec une numérotation continue.
Le détail des traitements automatiques (découpe, orientation, images, formats) est décrit dans la section Traitements & formats.
Traitements automatiques & formats supportés
Dans quels cas LexIndex découpe-t-il un fichier ?
La découpe vise à séparer un envoi client en pièces procédurales distinctes, numérotées et titrées.
- PDF de plusieurs pages (scans, dossiers PDF) : après lecture du texte, LexIndex repère les frontières entre documents distincts et crée autant de pièces numérotées que nécessaire (Pièce 1, Pièce 2…).
- Documents Word, Excel ou PowerPoint convertis en PDF : même logique — la découpe s'applique si le document comporte plusieurs pages.
- Images (photo, scan, capture) : une image = une pièce d'une page. Le titre est proposé à partir du contenu lu sur l'image.
- Fichiers non convertibles (format non supporté ou conversion impossible) : pas de découpe automatique — une fiche récapitulative d'une page est créée et l'original est conservé (voir ci-dessous).
Si la découpe automatique échoue (PDF atypique), le document source est conservé en entier dans la visionneuse avec un message d'alerte ; vous pouvez corriger manuellement (fusion, découpe, titre).
Traitements à forte valeur ajoutée
- Pages PDF à l'envers ou de travers — LexIndex corrige automatiquement l'orientation avant lecture du texte. Pour les scans sans indication d'orientation, une page probablement retournée peut être remise à l'endroit.
- Photos prises au smartphone — les photos JPEG prises à l'envers ou en portrait sont remises à l'endroit avant indexation.
- Formats photo récents (HEIC, TIFF, WebP…) — conversion automatique si nécessaire pour une lecture fiable, puis intégration en pièce PDF dans le dossier.
- Documents Word, Excel, PowerPoint — conversion en PDF avant lecture et découpe ; l'original est archivé à côté. Tamponnage et bordereaux s'appuient sur le PDF converti.
- PDF difficiles à ouvrir — LexIndex tente de les rendre lisibles avant découpe pour maximiser les chances d'un résultat correct.
- Nettoyage des e-mails — logos, icônes, bandeaux de signature et petites images décoratives du corps du message sont ignorés. Une vraie photo ou scan jointe au message est conservée.
Extensions prises en charge à l'import
Documents
pdf, doc, docx, xls, xlsx, odt, ods, ppt, pptx, rtf, txt, csv
Images (photos, scans)
png, jpg, jpeg, gif, bmp, webp, tif, tiff, avif, heic, heif
L'import manuel depuis le workspace n'accepte que ces extensions. Par e-mail, d'autres formats peuvent arriver en pièce jointe : ils sont alors traités comme « document non reconnu » (voir ci-dessous) plutôt que rejetés silencieusement.
Fichiers non reconnus ou non convertibles
Lorsqu'un fichier ne peut pas être converti et découpé automatiquement (format hors liste, archive, conversion Office indisponible…), LexIndex ne le perd pas :
- Le fichier original est copié dans le dossier mandant (récupérable via une archive ZIP ou votre dossier d'export Cloud).
- Une fiche PDF d'index (1 page) est créée pour la visionneuse workspace, avec le libellé « Document non reconnu » ou « Document converti » selon le cas.
- La pièce est signalée Non identifiée lorsque l'indexation automatique n'a pas pu produire un contenu exploitable — à ne pas confondre avec une mention « client non identifié » dans un titre proposé.
- En cas d'échec technique (fichier illisible), le macaron Erreur d'import s'affiche avec une explication dans la visionneuse.
Ajout à un bordereau — ces pièces restent des pièces à part entière du dossier : vous pouvez renommer le titre, réordonner la numérotation, les tamponner (sur la fiche PDF ou le PDF converti le cas échéant) et les sélectionner dans l'onglet Bordereaux comme n'importe quelle autre pièce, tant qu'elles ne sont pas verrouillées par un bordereau déjà validé. Elles apparaissent dans l'export global avec leur index et, le cas échéant, le fichier source original.
Workspace — pièces & organisation
Le workspace affiche vos pièces en liste à gauche et la visionneuse PDF à droite.
- Affichage par numéro de pièce ou par date d'import.
- Filtre sur les pièces non tamponnées.
- Actions : modifier le titre, fusionner, découper, supprimer, réordonner par glisser-déposer.
- Indicateurs visuels : tamponnée, sur bordereau, verrouillée, non identifiée, erreur d'import.
Depuis le dashboard, vous pouvez renommer, fusionner ou supprimer des dossiers mandants.
Tamponnage
Configurez votre cachet avocat sur la page Mon tampon, puis appliquez-le dans la visionneuse (aperçu fidèle au résultat final). Le tamponnage peut s'effectuer pièce par pièce ou par lot : cochez plusieurs pièces dans la liste, puis utilisez Tamponner la sélection pour apposer le cachet sur l'ensemble en une seule action (placement par défaut en coin haut droit). Le tampon est rectangulaire, en paysage, avec numéro de pièce et pagination automatiques.
Bordereaux de communication
Composez vos bordereaux depuis l'onglet dédié du workspace : sélection des pièces tamponnées, prévisualisation, puis verrouillage une fois le bordereau complet pour l'inclure dans l'export global.
Personnalisation par dossier mandant — avant votre premier bordereau, renseignez le gabarit : en-tête juridiction (tribunal, RG, affaire…), contacts des parties prenantes (avocats et mandants) et de la partie adverse. Ces informations sont réutilisées pour tous les bordereaux du dossier ; vous pouvez les modifier à tout moment tant qu'aucun bordereau n'est verrouillé.
Export & cloud
Exportez vos bordereaux verrouillés et pièces associées dans une archive ZIP sur votre ordinateur, ou vers le dossier d'export Cloud de votre choix sur Microsoft One Drive ou Google Drive.
Configurez une fois votre dossier d'export Cloud depuis votre compte (connexion au service, puis choix du dossier de destination). LexIndex y dépose l'arborescence structurée de chaque mandant exporté.
Compte, essai et abonnements
Offre de bienvenue
À l'activation : 100 crédits pages offerts et essai de 15 jours pour importer de nouvelles pièces — sans carte bancaire.
Après l'essai, l'interface reste accessible et vos crédits sont conservés ; seule l'injection de nouvelles pièces nécessite un abonnement Astérisque ou Obélisque.
Comptes essai ou abonnement expiré sans renouvellement
Si vous n'avez pas souscrit à la fin de l'essai, ou si votre abonnement a pris fin (date effective de fin), vous recevrez des rappels par e-mail. Un mois après cette date, en l'absence d'abonnement actif, votre compte et l'ensemble de vos pièces, dossiers et fichiers associés seront supprimés définitivement.
Connexion sans mot de passe par lien magique reçu par e-mail. Facturation et paramètres de compte accessibles depuis votre compte.